ITX SA s’engage en faveur de la protection des données personnelles et de la vie privée des candidats répondant à des postes à pourvoir au sein du Groupe ou étant à l’initiative de candidature spontanée. A ce titre, et en application du Règlement Général de Protection des Données (ci-après dénommé “RGPD”) et/ou de la LPD (Loi de Protection des Données Suisse), ce document a pour objet de vous présenter les conditions dans lesquelles vos données personnelles sont appelées à être traitées. Cette politique est amenée à évoluer : nous vous invitons donc à la consulter régulièrement. Elle peut également être demandée au Délégué à la Protection des Données (Coordonnées ci-après), lequel peut être contacté pour toute information complémentaire par ailleurs ou dans le cadre de l’exercice de vos droits.
ITX SA, sis Route des Acacias 47, 1227 Les Acacias, est responsable du traitement de vos données personnelles dans le cadre des candidatures dont il a à traiter.
Le traitement des données personnelles opéré par ITX intervient conformément aux dispositions du Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD) et à la Loi suisse sur la Protection des Données (LPD). Plus particulièrement, ce traitement est assis sur les bases légales définies en Annexes.
Vous trouverez en Annexes de la présente politique les extraits du registre de traitement des données personnelles détaillant les catégories de données personnelles qu’ITX est amené à collecter et traiter à votre égard.
Vos données personnelles sont utilisées dans le cadre du recrutement du personnel de l’entreprise et l’évaluation de la capacité des candidats à occuper les emplois proposés. Vous trouverez en Annexes de la présente politique les extraits du registre de traitement des données personnelles détaillant les finalités pour lesquelles ITX collecte et traite vos données.
Vos données personnelles sont traitées par les services autorisés d’ITX en charge notamment des ressources humaines, des services informatiques, juridiques et comptables. Elles peuvent également être communiquées et traitées à vos futurs supérieurs hiérarchiques, dans la stricte limite des besoins de leur mission.
Vos données personnelles peuvent également être communiquées:
• à d’autres entités du Groupe ;
• à des institutions ou organismes tiers compétents ;
Enfin, les sous-traitants d’ITX peuvent être amenés à traiter ou avoir connaissance de vos données personnelles pour les besoins ponctuels de leur prestation. Ces derniers sont listés en Annexes.
Vos données personnelles ne sont pas communiquées en dehors de la Suisse ou de l’Union européenne, sous réserve que vous soyez ressortissant ou résidant d’un pays situé en dehors de Suisse ou de l’Union Européennes et que le transfert de vos données soit requis en vue de respecter les obligations légales incombant à ITX ou pour la bonne exécution des obligations précontractuelles et contractuelles. Le cas échéant, ITX s’engage à prendre toutes les mesures appropriées afin d’assurer la protection et la sécurité des données personnelles transférées.
Vos données personnelles sont collectées et traitées durant une période limitée et défini en Annexes
Conformément aux dispositions relatives à la protection des données, vous disposez de droits sur vos données personnelles. Ces droits et modalités d’exercice sont décrites en Annexes.
ITX met en place toutes les mesures organisationnelles et techniques permettant d’assurer un niveau approprié de sécurité à vos données personnelles, et notamment d’éviter toute perte de confidentialité, d’intégrité ou d’accessibilité.
A titre non exhaustif, sont mises en place les mesures suivantes :
Exemple : – Encadrement et sensibilisation des salariés (Ex : Clause de confidentialité) – Mise en place d’une Charte informatique – Gestion des authentification & identification des accès – Sécurisation des postes de travail et serveurs – Actions contre les vulnérabilités logicielles (Ex : Antivirus, mise à jour logiciel ..) – Sauvegarde des données personnelles – Sécurisation physique de l’établissement (Vol, incendie, etc …)
ANNEXE 1 :
DESCRIPTION DES TRAITEMENTS DE DONNEES PERSONNELLES DES CANDIDATS
RECRUTEMENT DU PERSONNEL
Noms et coordonnées du Responsable de traitement
ITX SA 47, Route des Acacias 1227 Genève – Suisse
Nom et coordonnées du représentant du responsable de traitement
ITX International SA – 14, rue Edward Steichen 2540 Luxembourg
Coordonnées du DPO
Finalités du traitement
Le traitement a pour objet
- Prendre contact avec les candidats ayant déposé une candidature pour évaluer la capacité du candidat à occuper un emploi et mesurer ses aptitudes professionnelles (entretiens téléphoniques, en visio, en face à face)
- Prendre des références auprès d’un ancien employeur (sur accord préalable du candidat)
- Constituer un vivier de CV pour des postes à pourvoir ultérieurement (Sur consentement du candidat externe)
- Disposer de preuves en cas de contentieux et de contrôle administratif
Catégories de personnes concernées par le traitement
Candidat à un poste ouvert ou sein de la société ou candidature spontanée.
Catégories de données à caractère personnel concernées
- Données d’identification du postulant: Nom, prénom, âge/date de naissance, nationalité.
- Données relatives au parcours éducatif et professionnel: formation suivie, diplôme, qualification et qualité professionnelles, expériences.
- CV / lettre de candidature / motivation, certificat de travail;
- Coordonnées : adresse email, adresse postale, Numéro de téléphone;
- Données relatives aux condamnations pénales (extrait de casier judiciaire), si la nature du poste à pourvoir le justifie.
Destinataire ou catégorie de destinataires des données
- Service des Ressources Humaines;
- Service ayant demandé le recrutement ou service concerné par une candidature spontanée;
- Membre du comité de direction, sur demande.
Catégorie de personne pouvant avoir accès aux données sans être les destinataires
- Service informatique d’ITX;
- Site d’annonces d’emploi
Transfert de données à l’étranger
Néant Excepté candidature de candidats résidents ou travaillant hors de Suisse et UE.
Durée de conservation des données
Conservation des CV et lettres de motivation une fois les postes pourvus pour une durée de 6 mois sauf opposition explicite des candidats
Possibilité de conserver les données 10 ans supplémentaires à compter du dernier contact afin de disposer de preuves en cas de contentieux (Accès uniquement par les personnes en charge du contentieux)
Les informations relatives aux condamnations pénales sont limitées: Une fois le casier judiciaire consulté, seul le n° de récépissé de ce dernier est consigné dans un registre (La copie du document est détruite).
Droit des personnes concernées
Conformément aux dispositions relatives à la protection des données, vous disposez d’un droit d’accès et, le cas échéant, de rectification, de suppression et de limitation au traitement de vos données personnelles ainsi qu’à leur portabilité. Sous réserve d’un motif légitime, vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données. Ces droits peuvent être exercés en tout temps auprès d’ITX.
Les personnes dont les données sont collectées ont en particulier le droit de demander à ITX (Responsable de Traitement): – l’accès à ces données; – demander leur rectification; – leur effacement; – la limitation du traitement de ces données.
Elles peuvent également s’opposer au traitement de leur données et demander la portabilité de leurs données ainsi que de retirer le consentement à tout moment.
Elles peuvent également introduire une réclamation auprès des autorités de contrôles compétentes.
Ces droits doivent être exercés auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) d’ITX, selon les termes et conditions de la procédure mise en place à cet effet.
Afin de vous permettre d’exercer vos droits, tels qu’ils sont prévus la loi applicable, et politique d’exercice de vos droits mise en place par ITX, et pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données selon les modalités suivantes :
Par courrier : ITX Délégué à la Protection des Données (DPO) / Département Juridique 47, route des Acacias – 1227 Les Acacias Genève
Par email : dpo@itx-ge.com Nous donnerons suite à tout exercice de droit dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande.